トリガー:Data Added、Data Updated、Data Arrival Time
3 つのトリガーがそれぞれ何を意味するか、どの列を指すか、トリガー条件がどの列を参照できるか、そして Data Arrival Time の前後の通知をどう設定するか。
このマニュアルの日本語は解説文です。アプリの画面表示は英語のため、メニュー名・ボタン名・エラーメッセージは画面どおり英語で表記し、スクリーンショットも英語画面のものを使っています。
3 つのトリガー
Add Automation → Trigger When:
| トリガー | いつ発火するか | 向いている用途 |
|---|---|---|
| Data Added | 行が現れたとき(取り込み、貼り付け、同期、フォーム送信、数式) | 新規受注の通知、新規顧客の割り当て |
| Data Updated | 指定した Field の値が、ある行で変わったとき | 状態が承認待ちから承認済みに変わる。在庫数が編集される |
| Data Arrival Time | 指定した日付列の時刻が来たとき(またはその前後) | 契約の満了、タスクの期限 |
どれもトリガーの対象として Field を 1 つ選びます —— Select Data Field、選ばないと Data Field Required。その列で起きたことだけがイベントになります。
Data Arrival Time
型が Date の列を選び、Reminder Time を設定します。
- On Arrival —— その瞬間に。
- Before Arrival、N Minute / Hour / Day / Week / Month —— 前倒し。
- After Arrival、N … —— 後ろ倒し。
行ごとに別々に数えられます。期日の列に 100 行あれば、100 個の別々の通知です。すでに過ぎた時刻の行は、あとから発火することはありません。
トリガー条件:もう 1 段のふるい
「新規受注のうち 10,000 を超えるものだけ」で発火させたいなら、条件を足します。フィールド、比較演算子(>=、>、<、<=、=、!=、Contains、Does Not Contain)、値の 3 点で、複数の間は And / Or です。Using Formula に切り替えて条件式を書くこともできます。
トリガー条件が参照できる列には制限があります。素の列(数式のない列)はつねに使えますが、数式列はトリガー対象の列が依存しているものだけです。理由は、イベントが起きた瞬間にエンジンが確定した値を持っている必要があるのに、数式列はまだ計算中かもしれないからです。ですから最も確実な形は、判断を先に if の数式列にしておき、Data Updated でその列を見張ることです。
トリガーの列の選び方
- Data Added:どの行にも必ず値のある列。インデックスか受注番号など。
- Data Updated:変化を本当に気にしている列。何かあるたびに変わる列を選ぶと、関係のない編集で発火します。
- Data Arrival Time:Date 型の列。テキストで書かれた日付では駄目なので、先に本物の日付の列を派生させてください。
テスト
保存する前に Test Automation があります。現在のデータで 1 回シミュレーションし、アクションが動いたか、メールが届いたかを確認できます。テストしてからスイッチを Running にしてください。