請求書からデータを取り出す

請求書を表にする

1. まず構造化データが無いか確認. 取引先が請求データを CSV や XML で出せることは多く、単に添付していないだけということがあります。あれば読み取りは不要です。
2. テキスト PDF は上の枠で抽出. ドロップすると、このタブの JavaScript が明細行を読み取ります。送信もせず、値を推測もしません。
3. スキャンや写真はモデルが要る. 紙をスキャンした PDF には文字が入っていません。TableDI に自分の API キーを入れて画像を取り込みます。
4. 計上の前に必ず突き合わせる. 抽出した合計を原本と照合してください。明細ごとの税率は、どのツールでもいちばん静かに間違えるところです。

読み取る前に:そもそも構造化データで届いていないか

いま日本でも、請求データを Peppol ベースのデジタルインボイスとしてやり取りする仕組みが 広がりつつあります。構造化データで届いていれば、金額も税率も明細もそのまま正確に入っており、 読み取りという工程自体が発生しません。

そこまで行っていなくても、取引先の販売管理システムは CSV での明細出力を持っていることが よくあります。単に「誰も頼まないから添付していない」だけ、というのは珍しくありません。 一度聞いてみる価値はあります —— 無料で、しかも読み取りより正確です。

電子帳簿保存法との関係

メールや Web で電子的に受け取った請求書は、電子のまま保存する必要があります。 つまり、ここで取り出した表は計算のための控えであって、保存すべき原本ではありません。 受け取った PDF や XML の方を、改変せずに保管してください。 このページが返すのは、そこから計算に使うための写しです。

3 つの道と、それぞれが向いている相手

真ん中の行は二度考える価値があります。請求書には取引先名、振込先の口座、単価、 場合によっては契約番号が載っています。それを無料サービスに上げるのは 取引条件の開示であり、個人情報が含まれるなら委託契約の話にもなります。

読み取りで実際に外れるところ

• 明細と合計。合計金額を取るのは簡単です。数量・単価・税率つきで各明細行を 取れるかどうかが、ツールの差が出るところです。
• 消費税。1 枚に複数税率、税額が明細ごとか合計欄だけか、軽減税率。 数字が静かに合わなくなるのはここです。
• 日付。請求日・取引日・支払期日が同じ紙面に並びます。
• 複数ページで、明細表がページをまたいで続くもの。