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Rechnungsdaten auslesen, ohne AP-Plattform
Zwei ehrliche Vorbemerkungen. Was zu diesem Thema oben rankt, ist Software für die Kreditorenbuchhaltung — eine Plattform, die ein Unternehmen kauft und an sein ERP hängt. TableDI ist das nicht. Und zweitens: in Deutschland ist „Auslesen" oft der falsche Schritt, weil die Daten schon strukturiert vorliegen. Was Sie sinnvollerweise zuerst prüfen, steht gleich unter dem Werkzeug.
Rechnungs-PDF öffnen
Legen Sie hier eine .pdf ab, oder klicken Sie zum Auswählen
Nichts wird hochgeladen. Die Datei wird von JavaScript in diesem Tab gelesen und verlässt Ihren Rechner nicht — kein Server sieht sie, und mit dem Tab ist sie weg.
Von der Rechnung in die Tabelle
- Erst prüfen, ob es ZUGFeRD ist. Öffnen Sie das PDF in einem Reader und sehen Sie in den Anhängen nach. Liegt dort eine XML-Datei, sind die Daten exakt vorhanden — kein Auslesen nötig.
- Text-PDF: Tabelle oben herausziehen. Legen Sie es in das Feld auf dieser Seite. Die Zeilen werden vom JavaScript dieses Tabs gelesen; nichts wird hochgeladen und nichts geraten.
- Scan oder Foto: Modell nötig. Eine eingescannte Seite hat keinen Text. In TableDI hinterlegen Sie Ihren eigenen KI-Schlüssel und importieren das Bild.
- Vor der Buchung abstimmen. Rechnen Sie die ausgelesene Summe gegen das Dokument. Zeilenweise Umsatzsteuer ist der häufigste stille Fehler — bei jedem Werkzeug.
Erst prüfen: steckt die XML schon im PDF?
Bei ZUGFeRD ist das PDF ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. Was Sie auf dem Bildschirm sehen, ist nur die menschenlesbare Ansicht; die maschinenlesbaren Daten liegen daneben, exakt und ohne jede Erkennung. XRechnung geht noch weiter: das ist reines XML, ganz ohne Sichtbeleg.
Nachsehen kostet zehn Sekunden: PDF im Reader öffnen, in die Anhänge schauen
(in Acrobat die Büroklammer am linken Rand). Liegt dort eine .xml,
ist jedes Auslesen überflüssig — nehmen Sie die Datei.
Seit 2025 muss im inländischen B2B-Geschäft jeder Betrieb strukturierte E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand wird stufenweise eingeführt. Praktisch heißt das: der Anteil der Rechnungen, bei denen sich Auslesen überhaupt lohnt, wird jedes Jahr kleiner. Fragen Sie beim Lieferanten nach — oft gibt es die strukturierte Fassung längst und sie wird nur nicht mitgeschickt.
Drei Wege, und für wen welcher passt
| Weg | Passt bei | Wohin die Rechnung geht |
|---|---|---|
| AP-Automatisierung Nanonets, Klippa, Rossum … |
Hunderte bis Tausende Rechnungen im Monat, Freigabe-Workflow, ERP-Anbindung | In deren Cloud, unter einem Vertrag Ihres Unternehmens |
| Ein kostenloser Online-Konverter | Eine Rechnung, einmalig, und es ist Ihnen gleich, wer sie sieht | Auf deren Server hochgeladen; Aufbewahrungsfristen oft ungenannt |
| Diese Seite / TableDI mit eigenem KI-Schlüssel | Ein Ordner voll Rechnungen, eine Person statt einer Abteilung | Text-PDF: nirgendwohin. Scan: von Ihrem Rechner direkt zu Ihrem KI-Anbieter |
Die mittlere Zeile verdient zweimal Nachdenken. Eine Rechnung trägt Lieferantennamen, Bankverbindung, Einzelpreise und oft eine Vertragsnummer. Das auf einen kostenlosen Dienst zu laden ist eine Offenlegung von Geschäftsbedingungen — und bei personenbezogenen Daten eine Auftragsverarbeitung, für die es einen Vertrag bräuchte.
Was beim Auslesen wirklich schiefgeht
- Positionen gegen Summen. Die Rechnungssumme zu greifen ist leicht. Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz zu greifen, trennt die Werkzeuge.
- Umsatzsteuer. Mehrere Sätze auf einer Rechnung, Steuer je Position oder nur in der Summenzeile, Reverse-Charge. Hier hören Zahlen still auf zu stimmen.
- Datumsangaben. Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit stehen alle drauf.
- Mehrseitige Rechnungen, bei denen die Tabelle über den Seitenumbruch läuft.
Aufbewahrung: das Original bleibt das Original
Eine ausgelesene Tabelle ist eine Arbeitskopie, kein Beleg. Die Aufbewahrungspflicht gilt weiterhin für das Dokument, das Sie erhalten haben — bei einer E-Rechnung also für die XML beziehungsweise das PDF/A-3, im Original und unverändert. Was hier herauskommt, ist zum Rechnen da, nicht zum Archivieren.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, ob eine Rechnung ZUGFeRD ist?
Öffnen Sie das PDF und sehen Sie in den Anhängen nach (in Acrobat die Büroklammer links). Findet sich dort eine XML-Datei, ist es ZUGFeRD oder Factur-X — dann nehmen Sie die XML statt zu extrahieren.
Wird meine Rechnung hochgeladen?
Bei einem Text-PDF nicht: die Tabelle wird vom JavaScript dieses Tabs herausgelesen. Nur bei einem Scan braucht es ein Modell, und dann geht genau dieses Dokument von Ihrem Rechner zu dem KI-Anbieter, dessen Schlüssel Sie eingetragen haben — an uns vorbei.
Das Werkzeug sagt, mein PDF habe keine Textebene.
Dann ist es ein Scan oder ein Foto, also ein Bild ohne Zeichen darin. Fragen Sie beim Lieferanten nach dem Original-PDF oder der XML — das ist kostenlos und exakt — oder importieren Sie das Bild mit Ihrem eigenen KI-Schlüssel in TableDI.
Ist das eine Kreditorenbuchhaltung?
Nein. Kein Freigabe-Workflow, keine ERP-Buchung, kein Lieferantenportal, keine Revisionssicherheit. TableDI macht aus Dokumenten eine Tabelle, mit der man rechnen kann.
Passend dazu
Lieber gleich auf dem eigenen Rechner
TableDI ist ein Tabellen-Arbeitsplatz für den Desktop, der vollständig auf Ihrem Rechner läuft. Datei importieren, bereinigen, auswerten — nichts wird hochgeladen, und ein Konto brauchen Sie auch nicht.
Dauerhaft kostenlos, kein Testzeitraum — ohne Konto, ohne Karte. Derzeit macOS; eine Windows-Version ist in Arbeit. Was die Kaufversion ergänzt.
Zuletzt geprüft am 2026-09-01 vom TableDI-Team. Stimmt auf dieser Seite etwas nicht? Schreiben Sie uns — ein Postfach, gelesen von den Leuten, die TableDI bauen.