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Rechnungsdaten auslesen, ohne AP-Plattform
Zwei ehrliche Vorbemerkungen. Was zu diesem Thema oben rankt, ist Software für die Kreditorenbuchhaltung — eine Plattform, die ein Unternehmen kauft und an sein ERP hängt. TableDI 2 ist das nicht. Und zweitens: in Deutschland ist „Auslesen" oft der falsche Schritt, weil die Daten schon strukturiert vorliegen. Was Sie sinnvollerweise zuerst prüfen, steht gleich unter dem Werkzeug.
Rechnungs-PDF öffnen
Legen Sie hier eine .pdf ab, oder klicken Sie zum Auswählen
Machen Sie das jeden Monat? Einmal in TableDI 2 erledigen, als Auftrag speichern, nächsten Monat erneut ausführen. TableDI 2 kostenlos laden
Nichts wird hochgeladen. Die Datei wird von JavaScript in diesem Tab gelesen und verlässt Ihren Rechner nicht — kein Server sieht sie, und mit dem Tab ist sie weg.
Von der Rechnung in die Tabelle
- Erst prüfen, ob es ZUGFeRD ist. Öffnen Sie das PDF in einem Reader und sehen Sie in den Anhängen nach. Liegt dort eine XML-Datei, sind die Daten exakt vorhanden — kein Auslesen nötig.
- Text-PDF: Tabelle oben herausziehen. Legen Sie es in das Feld auf dieser Seite. Die Zeilen werden vom JavaScript dieses Tabs gelesen; nichts wird hochgeladen und nichts geraten.
- Scan oder Foto: das Original anfordern. Eine eingescannte Seite hat keinen Text, nur ein Bild. Daraus Text zu machen braucht OCR, und die leistet weder diese Seite noch TableDI 2. Bitten Sie den Lieferanten um das Original-PDF oder die XML (ZUGFeRD / Factur-X).
- Vor der Buchung abstimmen. Rechnen Sie die ausgelesene Summe gegen das Dokument. Zeilenweise Umsatzsteuer ist der häufigste stille Fehler — bei jedem Werkzeug.
Erst prüfen: steckt die XML schon im PDF?
Bei ZUGFeRD ist das PDF ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei. Was Sie auf dem Bildschirm sehen, ist nur die menschenlesbare Ansicht; die maschinenlesbaren Daten liegen daneben, exakt und ohne jede Erkennung. XRechnung geht noch weiter: das ist reines XML, ganz ohne Sichtbeleg.
Nachsehen kostet zehn Sekunden: PDF im Reader öffnen, in die Anhänge schauen
(in Acrobat die Büroklammer am linken Rand). Liegt dort eine .xml,
ist jedes Auslesen überflüssig — nehmen Sie die Datei.
Seit 2025 muss im inländischen B2B-Geschäft jeder Betrieb strukturierte E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand wird stufenweise eingeführt. Praktisch heißt das: der Anteil der Rechnungen, bei denen sich Auslesen überhaupt lohnt, wird jedes Jahr kleiner. Fragen Sie beim Lieferanten nach — oft gibt es die strukturierte Fassung längst und sie wird nur nicht mitgeschickt.
Drei Wege, und für wen welcher passt
| Weg | Passt bei | Wohin die Rechnung geht |
|---|---|---|
| AP-Automatisierung Nanonets, Klippa, Rossum … |
Hunderte bis Tausende Rechnungen im Monat, Freigabe-Workflow, ERP-Anbindung | In deren Cloud, unter einem Vertrag Ihres Unternehmens |
| Ein kostenloser Online-Konverter | Eine Rechnung, einmalig, und es ist Ihnen gleich, wer sie sieht | Auf deren Server hochgeladen; Aufbewahrungsfristen oft ungenannt |
| Diese Seite | Rechnungen als Text-PDF, eine nach der anderen; eine Person statt einer Abteilung | Nirgendwohin: gelesen wird in diesem Tab. Scans liest sie nicht, dafür bräuchte es OCR |
Die mittlere Zeile verdient zweimal Nachdenken. Eine Rechnung trägt Lieferantennamen, Bankverbindung, Einzelpreise und oft eine Vertragsnummer. Das auf einen kostenlosen Dienst zu laden ist eine Offenlegung von Geschäftsbedingungen — und bei personenbezogenen Daten eine Auftragsverarbeitung, für die es einen Vertrag bräuchte.
Was beim Auslesen wirklich schiefgeht
- Positionen gegen Summen. Die Rechnungssumme zu greifen ist leicht. Jede Position mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz zu greifen, trennt die Werkzeuge.
- Umsatzsteuer. Mehrere Sätze auf einer Rechnung, Steuer je Position oder nur in der Summenzeile, Reverse-Charge. Hier hören Zahlen still auf zu stimmen.
- Datumsangaben. Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit stehen alle drauf.
- Mehrseitige Rechnungen, bei denen die Tabelle über den Seitenumbruch läuft.
Aufbewahrung: das Original bleibt das Original
Eine ausgelesene Tabelle ist eine Arbeitskopie, kein Beleg. Die Aufbewahrungspflicht gilt weiterhin für das Dokument, das Sie erhalten haben — bei einer E-Rechnung also für die XML beziehungsweise das PDF/A-3, im Original und unverändert. Was hier herauskommt, ist zum Rechnen da, nicht zum Archivieren.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, ob eine Rechnung ZUGFeRD ist?
Öffnen Sie das PDF und sehen Sie in den Anhängen nach (in Acrobat die Büroklammer links). Findet sich dort eine XML-Datei, ist es ZUGFeRD oder Factur-X — dann nehmen Sie die XML statt zu extrahieren.
Wird meine Rechnung hochgeladen?
Nein. Die Tabelle wird vom JavaScript dieses Tabs aus dem Text-PDF gelesen; die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Einen Scan liest die Seite gar nicht — sie meldet dann, dass keine Textebene da ist, und schickt das Bild nirgendwohin.
Das Werkzeug sagt, mein PDF habe keine Textebene.
Dann ist es ein Scan oder ein Foto, also ein Bild ohne Zeichen darin. Daraus Text zu machen braucht OCR, und das kann weder diese Seite noch TableDI 2. Fragen Sie beim Lieferanten nach dem Original-PDF oder der XML (ZUGFeRD / Factur-X) — das ist kostenlos und exakt.
Ist das eine Kreditorenbuchhaltung?
Nein. Kein Freigabe-Workflow, keine ERP-Buchung, kein Lieferantenportal, keine Revisionssicherheit. Diese Seite macht aus einem Rechnungs-PDF mit Textebene eine Tabelle, mit der man rechnen kann.
Passend dazu
Machen Sie das jeden Monat?
In TableDI 2 machen Sie es einmal und speichern es als Auftrag. Nächsten Monat legen Sie die neuen Dateien hinein und führen ihn erneut aus.
macOS, Apple Silicon und Intel; die Windows-Version ist in Arbeit (was Sie bis dahin tun können). Kostenlos heißt nicht Testversion — kein Konto, keine Karte.
Zuletzt geprüft am 2026-09-11 vom TableDI-Team. Stimmt auf dieser Seite etwas nicht? Schreiben Sie uns — ein Postfach, gelesen von den Leuten, die TableDI bauen.