¿Qué es una tabla dinámica?

Tabla dinámica y tabla de Excel no son lo mismo

En español la palabra «tabla» nombra dos cosas distintas dentro de Excel, y empezar confundiéndolas cuesta una tarde. Una tabla de Excel es el rango con formato que se crea desde Inicio > Dar formato como tabla — la página de Microsoft «Crear tablas y aplicarles formato» (consultada el 2026-09-06) describe ese camino. Sigue siendo la lista original: las mismas filas, con encabezados, filtros y un nombre. No resume nada.

Una tabla dinámica es un objeto nuevo que se coloca aparte y muestra un resumen de esa lista. Los datos de origen no se modifican.

La distinción no es terminológica: conviene usar las dos, y en este orden. Si la tabla dinámica se construye sobre una tabla de Excel, el rango crece solo cuando se añaden filas al final, y al actualizar entran en el resumen. Si se construye sobre un rango de celdas corriente, las filas nuevas quedan fuera y hay que redefinir el origen a mano — un fallo que no da ningún aviso, porque el resultado sigue siendo un número creíble.

Por qué aparece «Recuento» donde esperabas «Suma»

Arrastras Importe al área Valores y el encabezado dice «Cuenta de Importe». No es un ajuste olvidado: es un diagnóstico. En «Sumar valores en una tabla dinámica» (consultada el 2026-09-06), Microsoft lo deja escrito: la suma se usa de forma predeterminada en los campos de valor con valores numéricos, y si el campo contiene espacios en blanco o valores no numéricos —texto, fecha o booleanos— la tabla dinámica usa la función Contar.

Es decir, la tabla dinámica te está avisando de que tu columna de importes no es numérica. Cambiar el resumen a «Suma» arregla el rótulo, no el fondo: las celdas que siguen siendo texto no se suman y el total sale bajo sin decirlo. En archivos españoles las causas se repiten:

• El separador decimal. Un CSV exportado por una herramienta anglosajona trae 1234.56; abierto con la coma como separador decimal deja de ser un número y pasa a ser texto.
• La unidad dentro de la celda. «1.234,56 €», un espacio de no separación como separador de miles, un signo menos detrás de la cifra. Basta una celda para volcar la columna entera.
• Un CSV mal descodificado. Si en la columna de al lado pone «María» en lugar de «María», el archivo se leyó con la codificación equivocada — arreglar los acentos de un CSV lo resuelve antes de importar.

Comprobación sin herramientas: en Excel un número se alinea a la derecha por defecto y el texto a la izquierda. Una columna pegada a la izquierda es texto.

Cómo deben venir los datos, y hasta dónde llegan

Microsoft pone la condición al principio de «Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja de cálculo» (consultada el 2026-09-06): datos organizados en columnas con una sola fila de encabezado, sin filas ni columnas en blanco, sin celdas combinadas y con un tipo de dato coherente por columna. Una fila vacía en medio no da error: termina el rango, y el resumen sale con la mitad del archivo.

Los topes, según «Especificaciones y límites de Excel» (consultada el 2026-09-06): 1.048.576 filas por 16.384 columnas en una hoja de cálculo, 1.048.576 elementos únicos por campo, 256 campos de valores y 256 filtros de informe en un informe de tabla dinámica. La coincidencia es la parte útil: el número de valores distintos que admite un campo es el mismo que el número de filas que admite una hoja, así que el cuello de botella son los datos en bruto, no el resumen. Lo que ocurre al pasarse está en el límite de filas de Excel.

Cruzar un archivo sin abrir Excel

Para el caso más habitual —una fecha en las filas, una categoría en las columnas y un importe en el centro— el generador de informe mensual de este sitio hace ese cruce con los tres argumentos ya decididos. Funciona dentro de la pestaña y el archivo no se sube a ningún servidor.

Y para elegir entre las dos herramientas: la tabla dinámica sirve cuando el resultado es un informe para mirar. Cuando el agregado tiene que quedarse pegado a cada fila porque otro cálculo lo usa después, lo que hace falta es una columna de fórmula — la misma agregación, con otra forma de resultado.