Excel Duplikate finden

Duplikate in Excel ohne Formel finden

1. Datei öffnen. Die .xlsx oder .csv auf die Fläche ziehen. Sie wird vom Browser gelesen und nicht hochgeladen.
2. Festlegen, was als Duplikat gilt. Wiederholte Werte in einer Spalte, in allen Spalten identische Zeilen, oder Werte, die in zwei Spalten gleichzeitig stehen.
3. Liste lesen. Jeder doppelte Wert kommt mit seiner Anzahl und den Zeilennummern in der Datei, damit Sie nachsehen können.
4. Ergebnis herunterladen. Das Blatt ohne Duplikate laden, oder nur die doppelten Zeilen, wenn Sie vorher prüfen wollen.

Was der Knopf «Duplikate entfernen» nicht sagt

Excel hat in der Registerkarte Daten einen Knopf Duplikate entfernen. Er meldet etwa «12 doppelte Werte gefunden und entfernt; 340 eindeutige Werte verbleiben». Meistens reicht das. Zwei Dinge fehlen trotzdem.

Erstens: Sie wissen nicht, was gelöscht wurde. Sie haben eine Zahl, nicht die Werte und nicht die ursprünglichen Zeilen. Damit lässt sich hinterher auch nicht prüfen, ob die Löschung richtig war.

Zweitens: Es ist schwer rückgängig zu machen. Strg+Z wirkt nur in der laufenden Sitzung; ist die Mappe gespeichert und geschlossen, ist es vorbei. In einer geteilten Mappe genügt es, dass jemand vor Ihnen gespeichert hat.

Diese Seite dreht die Reihenfolge um: erst die Liste, dann das Löschen. Jeder doppelte Wert kommt mit Anzahl und Zeilennummern, sodass Sie die betroffenen Zeilen ansehen können, bevor Sie irgendetwas herunterladen.

Duplikate über zwei Spalten oder zwei Blätter

Das ist die Frage, die am häufigsten kommt, und nicht die, die der Excel-Knopf löst: «Duplikate entfernen» arbeitet nur innerhalb einer Auswahl. Er vergleicht nicht die Liste vom letzten Monat mit der von diesem Monat.

Wählen Sie «Werte, die in zwei Spalten vorkommen»: Drei Antworten kommen gleichzeitig — was in beiden steht, was nur in der ersten, was nur in der zweiten. Jede Liste hat ihren Kopier-Knopf und ihren .csv-Download.

Für zwei Blätter statt zwei Spalten: die zweite Liste in eine freie Spalte des ersten Blattes einfügen und dann die beiden Spalten vergleichen. Das ist dieselbe Arbeit wie ein SVERWEIS plus das Zählen der #NV, nur ohne die Formel.

Umlaute und Leerzeichen — Ursache Nummer eins für «unsichtbare» Duplikate

Excel vergleicht Zeichen, nicht Wörter. Zwei Folgen, die man in deutschen Dateien ständig sieht:

• Zerlegte Umlaute. Das ü in Müller kann ein einzelnes Zeichen sein (U+00FC) oder zwei (u plus ein kombinierendes Trema U+0308). Auf dem Bildschirm sieht es gleich aus; für Excel sind es zwei verschiedene Werte, und das Duplikat wird nie gefunden. Exporte aus unterschiedlichen Systemen — besonders die aus macOS — mischen beide Formen.
• Überzählige Leerzeichen. "Berlin " und "Berlin" werden ebenfalls nicht zusammengeführt. Hier werden führende und abschließende Leerzeichen immer ignoriert.

Das Kästchen «Zerlegte Umlaute zusammenführen» (standardmäßig aktiv) schickt die Werte vor dem Vergleich durch eine Unicode-Normalisierung (NFKC): Beide Schreibweisen von Müller zählen als dasselbe Duplikat. Die Normalisierung dient nur dem Vergleich — die heruntergeladene Datei behält die ursprüngliche Schreibweise.

Die drei Wege innerhalb von Excel

Sie gehören aufgeschrieben: Wenn Sie die Liste nicht brauchen, sind zwei davon vier Klicks.

• Daten → Duplikate entfernen. Schnell, löscht aber zuerst und zählt danach. Achten Sie auf die angehakten Spalten im Dialog: Bleibt nur eine angehakt, löscht Excel ganze Zeilen allein auf Basis dieser Spalte.
• Bedingte Formatierung → Doppelte Werte. Löscht nichts, färbt nur. Gut zum Ansehen, aber in einer großen Datei muss man selbst scrollen.
• =ZÄHLENWENN(A:A;A2)>1 in einer Hilfsspalte. Liefert die Anzahl je Zeile — genau die Information, die den anderen beiden fehlt. Das nimmt Ihnen diese Seite ab, zusätzlich nach Wert gruppiert.

Wenn das jeden Monat passiert

Kommt derselbe Export jeden Monat mit denselben Duplikaten, ist nicht das Entfernen das Problem, sondern dass man es wieder tun muss.

TableDI 2 ist eine Desktop-App für Dateiarbeit, die jede Periode wieder ansteht: Quellen, Regeln und Übergabe werden als Auftrag gespeichert, sodass Sie nächsten Monat die neuen Dateien hineinlegen und den Auftrag erneut ausführen. Alles läuft auf Ihrem eigenen Rechner. Die Schlüsselspalte gehört zum Auftrag, und Zeilen, über die jemand entscheiden muss, kommen als Ausnahmen zurück — mit der Datei und der Zeile, aus der sie stammen.